テレワークに活用したいソフトはあるけど、何から選べばいいのかわからない。また、成果につながるようにしたい。こんなことで悩んでいませんか？テレワークが推進され、IT化やセキュリティ強化も必要になってきました。
そこで今回は、成果につながりやすいテレワークに便利なソフトを場面別に紹介します。
自社の状況に合わせて必要なものを選んでいき、生産性の向上を目指していきましょう。
目次
テレワークとは？リモートワークとの違いを解説
テレワークとリモートワークの違いは、使い方が場面と人によって違うだけで、広義な意味は変わりません。総務省によるとテレワークとは、情報通信技術を利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方と定義しています。
またテレワークの意義は、仕事以外の時間を充実させるために仕事時間の柔軟性を向上させて、ワークライフバランスを作っていくことです。ひとえに効果といっても、自社にとって導入していくメリットがあるのか？このような疑問を抱くかと思います。
そこでテレワークを導入するメリットを、社員側と会社側に分けてお伝えしていきます。全てを導入する前に、試験的に試すことを検討していく指標としてください。
テレワークを導入するメリット｜会社と社員別
テレワークを導入するメリットを会社と社員別に紹介していきます。はじめに社員がテレワークを実施すると期待できるメリットをお伝えしていきます。実行するのは社員自身なので、導入の賛否で対立が起こりやすい部分です。導入を検討した場合は、社員にメリットを理解してもらうことに注力をしていきましょう。
社員の自立を促進できる
1つ目は社員の自立を促進できることです。オフィスへの通勤は、社員の仕事スイッチがオンになることだったり、怠慢を防ぐために移動していたりと役割が様々あります。
しかしながら、テレワークは基本的に在宅なので、仕事への取り組み方は社員の自己管理に委ねることが必要です。これまでの当たり前が一つずつ崩れていく中で、社員による工夫を活かすことや、見直しも一気にできるようになっていきます。
ただし、全てを社員の意思に頼ることなく、会社側の心のケアも必要です。「仕事だから無理して頑張っている」という思いを隠して「大丈夫」と伝えて我慢している人も一定数います。引き続き、コミュニケーションを取ることは、心がけていくことが大切です。
集中できる環境を自分で作れる
2つ目は、集中できる環境を自分で作れることです。オフィスだと「周りの目が気になる」「集中して作業をしていたのに、別の業務のことで話しかけられて中断」
仕事をしている中で起こり得る外的要因で、本来の力を発揮できない人もいます。
一人の環境のほうがやりやすいと思う人は、自分で集中できる環境を作ることができます。また、工夫をして成果につながっていくことがわかれば、能力開発で新たな一面も見られ、業務改善に役立つことも期待できるでしょう。効率化だけでなく、人のスキルも磨かれていく勤務スタイルを目指していくことで、適応していく課題も明確になり、改善をしていくことができます。
自分と向き合う時間が得られる
3つ目は自分と向き合う時間が得られるということです。テレワークが導入されれば、他の社員と直接会う機会も減少します。人と顔を合わせることが減った中で、どのようなことを感じたのか？を上手に咀嚼できれば、自己理解を深めていくことも可能でしょう。
たとえば関係性を築けずに、思っていることを上手に伝えることができなかった不満も、コミュニケーションの仕方を学んだり、考える余裕が出たりして、ストレスフリーな環境が生まれることも期待できます。
ここまでは、社員側のメリットをお伝えしてきました。続いて会社側のメリットを見ていきましょう。
交通費などのコストが削減される
会社側のメリット1つ目は、交通費などのコストが削減されることです。取引先に向かうときも、自宅から直行をすれば、会社への移動分が必要なくなったりして、他の業務に予算を回す等の検討ができるようになります。
コスト削減できたものは、社員の自己開発を促すような施策が望ましいです。なぜなら、削減されたものが何も自分にメリットがないと、束縛性を感じるからです。社員としては自分たちのメリットに感じるものがあれば、モチベーションアップにもなります。
社員の個性や得意なことがわかる
会社側のメリット2つ目は、社員の個性や得意なことがわかることです。社員側のメリットでもお伝えしたように、環境が変わることにより新しい能力が発揮される期待も持てます。テレワークは新しい働き方になるので、既存の働き方のほぼ8割は変わっていきます。
環境が変わることによってやる気に繋がる社員や、普段は提案をしなかった人が積極的に意見を述べるようになるなど、テレワークによって引き出される可能性があるのです。
環境が変わることで新しい一面を見せたことで、過去にやっていなかったことを反省させると、自信を喪失させることにもなります。個性や特徴が開花してきたと感じ、新しい視点も磨いていくと良いでしょう。
企業イメージが上がる
会社側のメリット3つ目は、企業イメージが上がることです。テレワークは総務省も推進しており、積極的な導入を目指しています。いくら国が推進していると言っても、自社の環境でできるところはないと思うこともあるでしょう。そのようなときは、無理に導入をしようとせずに、柔軟性を持った働き方を目指す取り組みを考えてみれば良いです。
テレワークは、人の仕事とプライベートのバランスを保ち、ストレスを減らすことなどから人生の質を上げていくことも究極的な視野に入れています。自社にとって、ワークライフバランスをどうやって実現するのか？を考えていると、変化しようとする姿勢が前向きに映り、それだけでイメージが向上していくでしょう。
テレワークを導入すると起こりうるデメリット
ここまでは、テレワークを導入するメリットをお伝えしてきました。しかしながら、メリットばかりではなく、導入によって起こりうるデメリットも認識していかなければなりません。
ここではメリットと感じる反面、おこりうるデメリットをお伝えし、対処法が見つかりやすい方法で記載していきます。
コミュニケーション不足
テレワークを導入すると起こりうるデメリット1つ目は、コミュニケーション不足です。多くの企業が不安視していることで、対面する機会が減ることで、孤独を感じる人も出てきます。
テレワーク導入で自己管理が得意な人の才能が発揮されてくるところもあれば、集団環境でスキルを活かせる人もいるのが事実です。これを解決できるのは、定期的な面談を設けることで改善していきます。これまで業務に手一杯で、会話する機会が少なかったときは良い機会と思い、コミュニケーションの場を積極的に作っていくことをおすすめします。
健康面への配慮が必要
テレワークを導入すると起こりうるデメリット2つ目は、健康面への配慮が必要なことです。とくに心への負担は見えない部分で蓄積していき、やる気の低下、身体の不調を呼び起こしてしまいます。これまでは個人の管理に任せていた部分がありますが、会社としてできることを考えていきましょう。
コストが余計にかかる場合もある
テレワークを導入すると起こりうるデメリット3つ目は、コストが余計にかかる場合もあるということです。交通費などの削減が実現できる代わりに、システム導入と維持費にコストがかかる可能性もあります。
必要なものは試していかなければわからない部分もありますが、自社に必要なものを選ぶ分析も大切になってきます。費用対効果を見ながら導入するシステムも見極めていきましょう。
セキュリティ対策と社員のコンプライアンス向上が求められる
テレワークを導入すると起こりうるデメリット4つ目は、セキュリティ対策が社員のコンプライアンスに依存する場合が多くなることです。パソコンの社外持ち出しも、今では当たり前になりつつありますが、情報も持ち出ししていることと一緒です。
事前に社員のコンプライアンス周知は欠かすことができず、かといって縛り過ぎは柔軟なワークスタイルを築くことが難しくなりがちです。コンプライアンスの向上に関しては、社員に束縛感を与えないような配慮をする必要が出てきます。
必要な情報であれば、会社に出勤したり持ち出す権限を役職者にしたりとルールを決めておくことで、社員のコンプライアンス意識は向上していくでしょう。
テレワークに最適な成果につながる便利ソフト10選
テレワークは基本、離れているので通勤スタイルの働き方とのギャップを減らすことも考えてあげることが最適です。また徐々に適応させていく取り組みが必要で、いきなりの変化は良いことでも、適応障害等のおそれもあります。
まずは社員と会社、周りとの「つながり」を意識できるソフトを使用していきましょう。それらを可能にしてくれるのが、オンライン会議システムです。
オンライン会議システム
オンライン会議システムは、ウェブ上でのビデオ通話を快適にしてくれるシステムです。テレワークが加速して、会議参加の柔軟性も必要となってきました。オンライン会議システムの中でも、導入実績と使いやすいシステムを3つ紹介します。
Zoom
Zoomは多くの企業が個人が利用している世界No.1シェアのオンライン会議システムです。セミナーをオンラインで実施するウェビナーにも多く使われており、多様性があります。テレワークに必須と言えるソフトと言えるでしょう。
Chatwork
ChatWork（チャットワーク）も、多くの企業が採用しているチャットシステムです。基本的にはチャットですが、オンライン会議システムもあります。またチャットでも「既読」の表示がないので「返信がない」等の余計な感情を生み出す不安も取り除いてくれています。
Slack
Slackも近年シェアを伸ばしてきているソフトです。チャット機能、オンライン会議の機能も備えているので、導入を検討できるソフトと言えるでしょう。また外部ツールと連携できることが多く、Google カレンダーなどに反映していくことで、入寮作業も減っていきます。
勤怠管理システム
会社への出勤がなくなれば、勤怠管理をどうすればいいのか？という疑問が出てくるでしょう。働き方の多様性が進むに連れて、ソフトもニーズに合わせたものが誕生してきます。
従来のタイムカード打刻以外にも、LINEやPC起動の時刻で出勤とすることもできる便利なシステムを4つ紹介します。
ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理はシリーズ累計12万社以上の導入実績があります。特徴はシンプルでわかりやすいことで、それがベストヒットとなった大きな要因の一つと言えます。LINEやSlackでの打刻ができるのも大きな特徴です。
キングオブタイム
キングオブタイムは13,500社の実績があるクラウド勤怠管理システムです。費用が安く人数のカウントが、社員数ではなくその月に打刻をした人数と、利用分だけカウントされる特徴があります。
HRMOS勤怠
HRMOS勤怠は低コストが魅力的な勤怠管理のシステムです。1ヶ月無料でお試しを設けてくれているところにも、自信が見られます。打刻方法も豊富に備えているので、部署数が多く業務も幅広い場合は、検討してみると良いでしょう。
SmartHR
SmartHRは勤怠管理だけでなく、労務・人事等のシステム管理ができることが魅力です。全ての業務を効率化することで、テレワーク推進をサポートしてくれる導入実績が豊富なソフトです。あらゆる業務の見直しをするポイントを浮き彫りにして改善してくれるでしょう。
Googleの無料WEBノートツール
Googleの無料WEBノートツールは、社員にも抵抗なく導入できるツールと言えるでしょう。なぜなら、WordやExcelと大きな違いを感じずに使用できるからです。ほとんどの機能が一緒で、ウェブ上で一元管理と同時に編集ができるメリットがあります。その中でも使いやすい3つのツールを紹介します。
Googleドキュメント
GoogleドキュメントはWordとの互換性があり、作成したドキュメントをWordとしてダウンロードすることができます。オンラインの環境であれば、どこでも入力ができるので、商談後の報告や移動時間に文章を作るなど、場所を選ばない作業を可能にさせてくれます。
また、添削等をする際にも最適な機能がコメントです。提出されたドキュメントに修正を依頼したい場合、メール添付でなくコメント機能を利用すれば、一回ごとのやり取りが時間短縮になります。
スプレッドシート
スプレッドシートは表計算ができ「Excel」と類似した機能を持っています。スプレッドシートも同時編集が可能、またGoogleドキュメントにも備わっている即時保存があるので、せっかく入力したものを保存し忘れたということが起こりません。
スプレッドシートもオンライン上であれば、どこでも入力ができ、Excelシートとしてもダウンロードが可能で互換性を持っています。ですのでテレワークに必須かつ、業務効率化を
実現可能にしてくれるWEBツールと言えるでしょう。
Googleスライド
GoogleスライドはPowerPoint（パワーポイント）と互換性があるツールです。主にプレゼンテーションの際に使用できます。こちらもオンライン上で編集が可能で、取引先にプレゼンテーションを実施する場合、使う資料に誤字などを発見したり、内容に相違があったりしたときには、すぐに修正ができます。
テレワーク推進とペーパーレスの実現を可能にしてくれるツールでもあり、取引先とアドレスを共有するだけで、相手側に印刷等を任せることができ、こちらもパソコン画面などで商談時に話せば、効率化もできます。
3つのGoogleのWEBツールはテレワークに最適な便利ソフトと言えるでしょう。しかしながら、セキュリティ面が気になるところですが「共有」する前提があれば、重要な情報を載せないようにすることが、一番のセキュリティ対策になります。
あくまでも、作業場所をどこでも可能にしてくれて時間短縮につなげたり、手早く仕事ができることを可能にしたりするツールと考えておくのが良いでしょう。
まとめ
テレワークの便利ソフトは、自社の特徴を理解した上で導入を決定していくと、余計なコストがかかりません。導入しても、効果を感じなかったり使用されなかったりするケースはあります。そんなときは早めに見直しをして、テレワークを最適化していき、会社と社員の成果につなげていきましょう。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
