ネット環境が充実し、対面での営業が難しい昨今、オンライン商談が注目されています。「オンライン商談の方法がよくわからない。導入してみたいけど不安」という悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、オンライン商談の概要から必要なツール、成約のコツまで徹底解説します。本記事を参考にしていただき、ぜひオンライン商談を導入してみてください。
目次
オンライン商談とは
オンライン商談とは、対面ではなくウェブ上で行う商談のことです。2020年のコロナ禍以降、対面での営業を自粛する動きが加速してきました。そのため、Web会議ツールや専用のツールを活用した、オンライン商談が注目されています。
オンライン商談のメリット
オンライン商談には、コスト削減や商談の効率化などさまざまなメリットがあります。それぞれ詳しく解説します。
遠方でも商談できる
1つ目のメリットは、遠方でも商談できる点です。オンライン商談はネット環境があればどこでも商談ができます。従来の商談では、移動の時間やコストの問題で不可能だった顧客に対してもアプローチできるようになります。営業のチャンスを広げることが可能です。
コストを削減できる
2つ目のメリットは、コストの削減です。先ほどお伝えしたように、ネット環境があればどこでも商談できるので、移動費がかかりません。
そのほかにも、商談で使う資料の印刷代や来客用のお茶などの費用も削減可能です。オンライン商談では、資料を画面共有しつつチャット上でファイルの送付も簡単にできます。
商談を効率化できる
3つ目のメリットは、商談を効率化できる点です。オンライン商談は、1回あたりの商談にかかる時間を削減できます。そのため、より多くの企業と商談したり、他の業務に時間を割いたりすることが可能です。
また、お互いに移動時間や商談場所を気にしなくていいので、事前の打ち合わせも簡単にできます。時間になったら商談ツールに繋ぐだけなので、準備時間がかからない点も便利なポイントです。
社員の育成に活用できる
4つ目のメリットは、社員の育成に活用できる点です。オンライン商談に使うツールは画面録画できるものがほとんどなので、商談の様子を研修に活用できます。
対面の営業では、部下を同行させるなどの手法で育成していましたが、オンライン面談ならいつでも必要な時に振り返れるので、研修の効率化も期待できるでしょう。
スピード感のある対応ができる
5つ目のメリットは、スピード感のある対応ができる点です。オンライン面談は準備が簡単なぶん、日程の調整も気軽にできます。例えば、時間が合えば問い合わせの1時間後にすぐ商談を始めることもできるでしょう。
突然の問い合わせにも対応できるので、顧客の興味が薄れないうちにアピールすることが可能です。スピード感のある対応ができれば、相手への印象もよくなるでしょう。
オンライン商談を活かすために注意したい3つのポイント
オンライン商談のメリットは上記で挙げたとおり、成果につながる期待が持てます。しかしながら、活かすために注意をしておきたいポイントもあります。この章では、オンライン商談を活かすために注意したいポイントを3つ見ていきます。
社内への浸透と理解に努める
オンライン商談を活かすために注意したいポイント1つ目は、社内への浸透と理解に努めることです。営業業務に関わっている社員の中には「対面でやるべき」という固定概念が強く、それが売上につながっている社員もいます。
時代に合わせたやり方に適合していくには、これまでの概念も踏まえて受け入れていく必要があるでしょう。また、顧客にも理解を求めなければいけない手間を煩わしく感じることも原因の一つです。
短期的な取り組みより、中長期で試験的に試していくと、妥協点が見つかりやすくなります。
通信環境を整える
オンライン商談を活かすために注意したいポイント2つ目は、通信環境を整える必要があります。主にセキュリティ対策、社外でのオンラインアクセスが可能なWi-Fiルーターなど、これまでより対応する範囲が広くなります。通信環境を整えることで、オンライン商談もスムーズな移行が可能になってくるでしょう。
顧客との調整をスムーズに行う
オンライン商談を活かすために注意したいポイント3つ目は、顧客との調整をスムーズに行うことです。営業もオンライン化に抵抗を持っていることに加えて、顧客にもオンライン化の対応をしていくべき必要があります。
もし顧客がオンライン化により、スムーズな流れが行えない場合は、メリットの説明や負担が少ないことを伝え、提案をしていくのが良いでしょう。社内の一方的な政策とならないよう考えていくと、顧客への対応が自然に見えてきます。
オンライン商談の前に用意するアイテム
オンライン面談には事前に必要なツールがいくつかあります。以下の項目を参考に、商談に向けて準備してみてください。
カメラが内蔵されているパソコン
まずは、カメラが内蔵されているパソコンを用意しましょう。相手と顔を合わせて話すためには、カメラが必要です。パソコンが内蔵されていない場合は、外付けのカメラを用意してください。
オンライン商談ツールはスマートフォンに対応しているものもありますが、なるべくパソコンの利用がおすすめです。スマートフォンは固定する手間がかかり、画面が見づらくなってしまいます。
マイク | 使用環境を判断して選ぶ
パソコンにはマイクが内蔵されているものもありますが、別途用意することをおすすめします。専用のマイクがあれば雑音が入りづらく、声もより聞こえやすくなります。音声が聞きづらいと、相手に不快感を与えてしまうこともあるので、注意してください。
また、マイクは使用する場面によって、音を拾うタイプが違います。主に3タイプに分かれており、どの場面に向いているのか？を簡単に解説します。
単一指向性｜歌・セミナー・スピーチ向き
単一指向性のマイクは正面の音のみを拾うので、セミナーなど1人が一方的に話す場合に向いています。ヒーローインタビューなど、質問者と答える側が交互にマイクを使う場合にも使用されます。
オンライン会議で使用するときには、周りの雑音が入りにくいというメリットがあります。
双指向性｜対談向き
双指向性は前後の音を拾います。使用する場面はおもにラジオなど、対談形式の際に効果を発揮します。単一指向性と比べると、音を拾う範囲が広くなっているので、雑音は拾いやすくなるでしょう。
このマイクの場合は、オンライン会議で社外からアクセスして参加する場合は、その他の音が入りにくい環境を選ぶようにすることが必要です。
無指向性｜複数人の声を拾う場合
無指向性は、全方向の音を拾います。マイクを中心に丸のように音を拾っていくので、特定の人の声だけを拾うことには向いていません。オンライン会議の場合は、単一指向性か双指向性が合っていますが、そのほかに使用する場面があるときを考えたら、無指向性のマイクは、汎用性が一番高いと言えるでしょう。
オンライン商談ツール
最後に、オンライン商談ツールを用意しましょう。Web会議ツールのほかにも、オンライン商談専用のツールがリリースされています。
気軽に試したい方や新たな機材の導入が難しい場合は、Web会議ツールを利用するといいでしょう。一方、オンライン商談ツールは営業により力を入れたい場合や機能性を求める場合におすすめです。資料の共有や名刺交換、リマインドメールの送付など、商談に特化した機能が充実しています。
オンライン商談ツールを選ぶ際のポイント
オンライン商談ツールはさまざまありますが、最適なツールを選定するには、いくつかのポイントがあります。以下のポイントを踏まえて、ツールを比較してみてください。
利用料金
1つ目のポイントは、利用料金です。オンライン商談ツールは、ルーム（会議室のようなもの）単位、もしくはユーザー単位で課金するものがほとんどです。ツールによって料金体系が異なるので、利用頻度や人数に合わせて選ぶといいでしょう。
利用頻度や人数が少ない場合ならルーム単位、それぞれの社員がフルに活用したいなら、ユーザー単位がおすすめです。利用頻度や人数が多い場合、ルームが埋まっている場合は商談ができません。商談の頻度を調査した上で、検討してみてください。
機能性
2つ目のポイントは、機能性です。オンライン商談ツールはそれぞれ特徴的な機能を搭載しています。カンペ機能やポインター、チャットなど、製品を比較した上で自社に必要な機能が備わっているかチェックしましょう。
ただし、機能が充実していれば必ずしも活用できるとは限りません。機能が多すぎると混乱してしまい、ツールを使いこなせないこともあります。実際に利用する社員にヒアリングしつつ、必要な機能を検討することが大切です。
接続方法
3つ目のポイントは、接続方法です。オンライン商談ツールの接続方法は、URL接続と番号での接続があります。URL接続は、事前にURLをメールなどで共有し、日時がきたらクリックしてもらいます。一方番号での接続は、日時がきたら指定のサイトに番号を入力して入ってもらう方法です。
セキュリティ
4つ目のポイントは、セキュリティです。商談で扱う内容には、企業の機密情報も多く含まれています。機密保持のためにも、ツールのセキュリティ対策が重要です。
ツールを検討する際には、セキュリティに関する情報を確認しましょう。ほとんどの製品のホームページや資料などには、セキュリティ対策に関する記載がされています。中でも、セキュリティ対策に関する認証を取得している製品は安心です。
音質と画質
5つ目のポイントは、音質と画質です。音質や画質が悪いと上手く伝わらず、商談相手もストレスを感じてしまいます。印象を悪くしないためにも、音質と画質を確認しましょう。トライアルができる場合は、一度試してから導入すると安心です。
ただし、音質と画質を高めるとそのぶん通信容量が大きくなり、途中で映像が固まってしまう可能性もあります。ツールによっては、最適な音質・画質と通信のバランスを自動調節してくれるものもあるので、併せて確認するといいでしょう。
おすすめのオンライン商談ツール4選
オンライン商談ツールはWeb会議ツールとは違い、商談に特化した機能が充実しているのが特徴です。ここでは、おすすめのツール4選をご紹介します。ひとつずつ見ていきましょう。
1：ベルフェイス
ベルフェイスは、国内シェアNo. 1のオンライン商談ツールで、3000社以上が導入しています。電話回線で接続するのでWeb会議のように固まったりする心配がありません。相手はツールへの登録やアプリのインストールも不要なので、顧客に負担をかけず手軽に利用できます。
デジタルで名刺を映して自己紹介を行える機能や、ゲスト側の画面操作をサポートできる機能も搭載されているので、BtoCの顧客への商談にも役立つツールです。
2：B-Room
B-Roomは、商談相手やシーンに合わせて柔軟に対応できる点が特徴的なツールです。URL接続と番号での接続の両方に対応しているので、顧客のニーズに合わせて対応を変えられます。例えば、普段からメールアドレスがわからない相手には番号方式、メールやチャットで連絡できる相手にはURL方式などの使い分けが可能です。
さらに、画質と音質にこだわっており、利用デバイスに合わせて最適な通信方式で自動接続します。高画質にすると途中で切断されてしまうことがありますが、B-Roomならその心配もありません。幅広い顧客にアプローチしたい方や画質・音質を重視する方におすすめです。
3：どこでもSHOBY
どこでもSHOBYは無料から利用できるものの、機能が充実しているツールです。画面共有やファイルの送信、カンペ機能など、商談に必要な機能がもれなく搭載されています。
また、商談後の振り返りに使える機能も充実しているのがポイントです。アンケート機能や商談時間やチャットの内容を保存するログ機能は、社員の教育やお客様の声の反映などにも活用できます。
4：Zoom
Zoomは、ウェブ会議ツールとして利用者が多いツールです。無料でも利用でき、商談相手も使い慣れている可能性が高いのがメリットです。URLの共有もしくはミーティングIDとパスコードの入力で簡単に利用できます。
また、Zoomは複数人での会話もできるので、1対1の商談だけでなくウェビナーに利用することも可能です。「いきなりツールを導入するのは難しい」という方は手軽に利用できるZoomを活用してみてください。
オンライン商談を成功させる8つのコツ
オンライン商談には、対面の商談と異なるポイントがあります。商談を成功させるためには、オンラインならではの準備と対策が必要です。以下の8つのコツを参考に、オンライン商談を成功に導きましょう。
1：オンライン商談に適した環境を用意する
1つ目のコツは、オンライン商談に適した環境を用意することです。オンライン商談では、画面の映り方や雑音などに気を遣うことで、相手が商談に集中できる環境を整えましょう。
具体的には、以下のようなポイントに配慮します。
- 暗くならないように照明を用意する
- 雑音が入らない静かな場所で行う
- パソコンの高さを調節し、顔がはっきり見えるようにする
オンライン上では、予想以上に画面が暗く見えがちです。事前にテストをすることで、画面の見え方や雑音の入り方を確認してください。商談の頻度が多いなら、専用のスペースを用意してしまうのもおすすめです。
2：ツールの操作に慣れておく
2つ目のコツは、ツールの操作に慣れておくことです。限られた商談の時間でツールの操作に手間取ってしまうと、商品を説明したり話し合ったりする時間が減ってしまいます。スムーズに商談を進めるためにも事前にツールの操作をおさらいしておきましょう。
3：前日までにリマインドメールを送る
3つ目のコツは、前日までにリマインドメールを送ることです。オンライン商談は手軽にできる反面、突然のキャンセルや予定を忘れられてしまうこともあります。キャンセルされてしまうと、せっかくのチャンスがなくなり時間も無駄になってしまいます。
3日前〜前日にリマインドメールを送り、予定の確認やツールの利用方法の案内を行いましょう。ツールによっては自動でリマインドメールを送付してくれる製品もあるので、活用してみてください。
4：アイスブレイクを入れる
4つ目のコツは、アイスブレイクを入れることです。オンライン商談は対面ではないぶん、機械的になりがちなのがデメリットです。和やかに商談を進めるためには、最初に雑談を入れて雰囲気を和らげるよう意識しましょう。
簡単な雑談を入れることでお互いに緊張がほぐれます。話題になっていることや、相手が興味関心を持っているものなど、事前に雑談のテーマを探してみましょう。
5：リアクションはいつもより大きく
5つ目のコツは、リアクションはいつもより大きくすることです。オンライン商談は対面に比べて、雰囲気が固くなりがちです。そのため、いつもより表情やあいづちなどを豊かにするといいでしょう。
リアクションがあると相手も固くならず、安心して会話できるはずです。自分が話している時だけでなく、相手が話している時の表情やうなずきなども、意識して取り入れてみましょう。
6：一方的に話さず、相手との会話を意識する
6つ目のコツは、一方的に話さず、相手との会話を意識することです。先ほどお伝えしたように、オンライン商談は機械的になりがちな側面があります。特に画面共有をして相手の顔が映らないと、一方的に説明を続けてしまうこともあるでしょう。
成約に繋げるには、相手の疑問や不安点を解消することも重要です。説明の合間でも疑問点がないか確認し、相手の表情を気にして進める必要があります。
7：議事録を作成する
7つ目のコツは、議事録を作成することです。商談はただ行うだけでなく、その後の振り返りが大切です。初めてオンライン商談する場合、必ずしも最初からうまくいくわけではありません。
「商品の説明にもっと時間を割くべきだった」「相手が不安そうにしていた」など反省点は出てくるでしょう。次回に生かすためにも反省点や相手との保留事項、決定事項を記録しておきましょう。
記録には会議ツールの利用がおすすめです。AIGIJIROKUは、ZoomなどのWeb会議ツールとも簡単に連携できます。併せて活用するといいでしょう。
8：お礼メールなどのフォローを忘れずに行う
8つ目のコツは、お礼メールなどのフォローを忘れずに行うことです。手軽にできるオンライン商談だからこそ、丁寧なアフターフォローを行うことで相手に信頼感を与えられます。
メールでの資料送付やアンケート、疑問点がないかヒアリングするといったひと手間があるだけで、相手に与える印象は大きく変わります。
まとめ
オンライン商談は、ネット環境が充実した現代には欠かせない営業手法です。今回ご紹介したツールやコツを意識すれば、円滑に進められるはずです。コストや時間を削減し、チャンスを広げるためにも、ぜひオンライン商談に挑戦してみてください。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
