「会議をもっと円滑に進めたい」と考えている方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、効率的な会議の進め方やコツを詳しくご紹介いたします。本記事を参考にしていただければ、今の会議をより生産的にすることはもちろん、初めて会議を開催する若手社員の方でも安心して臨めるようになるでしょう。
目次
会議の進め方
まずは、効率的な会議の進め方をご紹介いたします。
①事前準備をする
会議を開催する前に、まずは会議の目的を明確にしたうえで当日のアジェンダ（議題）を決めましょう。目的が定まらなければ、参加者は何を話したら良いのかわからず困ってしまいます。たとえば「施策Aについてアイデアを出す」「計画Bについて意思決定を行う」「プロジェクトCの進捗共有を行う」など。目的が決まれば、あとは日時・場所・参加者を決めるだけです。また、事前に読んでおくべき資料があれば、前日までに参加者に共有をしておきましょう。
②会議進行をする
会議の冒頭では、改めて目的・アジェンダ・所要時間を共有します。そして、アジェンダごとに議論を行い、結論をまとめて、ネクストアクションにまで落とし込みます。次の会議までに「誰が・何を行うのか」まで決めなければ、業務が前に進みませんし、そもそも会議を開いた意味がないので注意が必要です。
③議事録を共有する
会議が終わったら、関係者に議事録を共有します。主に下記ポイントを中心に、会議中に話し合われた内容を記載しましょう。
・日時
・場所
・出席者
・会議の内容
・決定事項
・今後の課題
また、取引先企業が参加していた場合には必ず御礼メールと併せて送りましょう。可能な限り当日中に送ることをおすすめします。
効率的に会議を進めるコツ
次に、効率的に会議を進めるコツについて解説いたします。
事前準備を徹底する
会議がどれだけ効率的に行えるのかは、事前準備で決まると言っても過言ではありません。アジェンダと資料を作成することはもちろん、意見やアイデアがほしい場合は事前に告知をしておきましょう。当日にただ集まって話し合いをしただけでは、実のある話にはなりません。会議中は“意見交換”や“意思決定”に集中した方が良いため、情報共有や考える時間などは会議前に行うようにしてください。
機材の操作方法を把握しておく
とくにオンライン会議の場合は、事前にウェブ会議ツールの操作性やマイクの音質に問題がないことを確認をします。機材トラブルが発生してしまうと、そもそも会議を始められません。話し合いの時間が削られてしまうため、できるだけ避けたいところです。
アイスブレイクで緊張をほぐす
会議はいきなり本題から始めるのではなく、アイスブレイクで緊張を解いてから始めましょう。より良い会議を行うためには、積極的な意見交換が欠かせません。とくにオンライン会議ではコミュニケーションが蛋白になりがちなので、アイスブレイクを意識的に取り入れてみると良いでしょう。たとえば初対面の人がいれば自己紹介をしたり、チームメンバーであれば最近あったプライベートの話をしたりなど、話が脱線しすぎなければ何でも構いません。
会議の目的を共有する
会議の目的は、あらかじめ参加者に共有してください。会議の目的は「意思決定」「情報共有」「アイデア出し」の大きく3つに分けられます。共通の目的を持って会議に臨むことで、途中で話がズレにくくなり、建設的な議論を行えるでしょう。
スタンディングテーブルを使う
対面の会議では、スタンディングテーブルで行うのがおすすめです。椅子に座ってしまうと、時間ギリギリまで話し込んでしまうほか、机を挟むことでお互いに距離感を感じてしまいます。もしスタンディングテーブルがなければ、キャビネットのうえで行うなどでも構いません。立ちながら自然に会話ができる場所があれば、わざわざ会場を予約することなく会議を始められます。
遠隔会議で移動時間を削減する
ウェブ会議ツールを活用すれば、離れた場所にいても会議を行えます。移動時間を削減できるため、スケジュールをすぐに調整できるでしょう。会議日程が遅れれば遅れるほど、意思決定に時間がかかってしまいます。スピード感を持って業務を進めるためには、すぐに開催できる遠隔会議がおすすめです。
時間に沿ってアジェンダを進める
会議中は時間を守って、アジェンダごとに議論を進めましょう。時間を延長することが当たり前になってしまうと、議論が長々と続いてしまうので生産性が下がります。どうしても話を続けたい議題については、別で会議時間を設けるなどして対応してください。
発言のルールを決めておく
会議前に発言のルールを決めておくと議論が活発になります。たとえば「人の意見は最後まで聞く」「代案なしの否定はしない」「若手でも1回は発言をする」など。会議を生産的に進められるルールがあれば積極的に取り入れましょう。
ホワイトボードなどを活用する
対面の会議であればホワイトボードを使って、オンラインの会議であれば画面上で議事録や資料を共有して、参加者の意識を一箇所に集中させましょう。同じものを見ながら話し合いをすることで、認識を合わせながら会議を進められます。
アクションプランに落とし込む
次の会議までに「誰が・何をするのか」というアクションプランを決めます。ただ会議で話し合いをしただけでは、何事も前には進みません。決定事項に基づいてタスクを割り振り、会議後すぐに業務に取り組めるような意思決定を行いましょう。
会議をスムーズに進めるためには司会者（ファシリテーター）が不可欠
会議をスムーズに進めるためには「司会者（通称：ファシリテーター）」の存在が欠かせません。中立的な立場から議論を進行して、参加者の意見交換を盛り上げて、会議をゴールへと導きます。しかし、最初からファシリテーターとして振る舞える人はそう多くはいません。とくに初めて担当する場合には、下記3つの点を意識して取り組んでみてください。
参加者の発言を肯定する
ファシリテーターが参加者の意見を否定してしまうと、会議全体に否定的な空気感が漂ってしまいます。しかし生産的な会議を行うためには、お互いを肯定しあい、より活発な意見交換ができる雰囲気づくりが重要です。ファシリテーターは基本的に肯定をして、さらに参加者のなかに「発言しづらい」と感じている人がいれば、話を引き出してあげるような役割に徹するべきです。
話がそれたら元に戻す
会議を効率的に進めるためには時間管理が欠かせません。会議中に議論が脱線した場合には、アジェンダに立ち返り、話を元に戻しましょう。しかし、参加者が心地よく話している途中で話の腰を折ってしまうと、相手に不快な感情を与えてしまいます。相槌を打ちながらリアクションを常に行いつつ、いつでも話を元に戻せるように会話の主導権を握っておきましょう。
意見をまとめる
会議の最後では、参加者の意見をまとめる必要があります。この際に注意していただきたいのは、ファシリテーターが率先をしてまとめないこと。たとえば「◯◯と△△の意見がでましたが、効果を考えると◯◯の方が良いですよね」など。勝手に結論をまとめてしまうと、参加者の納得を得られないまま話が進んでしまうでしょう。ファシリテーターの役割は、あくまで会議をリードすることです。「みなさん、どうしましょうか」という問いかけをして、参加者が主体的に話し合えるような雰囲気づくりを目指しましょう。
まとめ
会議を効率的に進めるためには「目的を共有すること」「事前準備を徹底すること」「時間に沿ってアジェンダを進めること」が重要です。本記事でご紹介したコツを取り入れて、より生産的な会議を目指してみてください。
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